テーマ別研修

リスキリングラボ コミュニケーション研修を受けると生産性は上がるのか? 目的と研修内容について確認

社内コミュニケーション研修

業務の生産性を上げることは企業にとって大きな課題です。その中で、業務の内容改善に必死でコミュニケーションについて考えるのは後回し…なんてこともあるかもしれません。しかし意外にも、生産性向上のためにはコミュニケーションが重要な役割を担っています。

ここでは、コミュニケーションの重要性と、改めてコミュニケーションを学ぶことによる効果について詳しく解説しています。

コミュニケーションのミス

「〇〇しておいて!」

「わかりました!(△△ということだな)」

上司と部下のよくある会話ですが、上司は〇〇をしてほしいのに部下は△△をしようとしています。

その後勘違いによるミスに気がついた時、

『もっと細かく正確に伝えておけばよかった・・・』
『不明確なところは聞いておけばよかった・・・』

と反省することもよくあるでしょう。

これらは全て、コミュニケーションをうまくとれていないことが原因です。

正しくコミュニケーションを取れていればミスは減る

コミュニケーションを円滑に取ることができれば、
確実にミスを減らすことが出来るのです。

認識の違いや、伝え漏れなどによるミスは二度手間になってしまうことも多く、
時間をかなり取られてしまいます。

仕事を行うにあたって、コミュニケーション能力は最も必要とされる能力と言っても過言ではありません。

コミュニケーション研修とは?

コミュニケーション研修とは、普段何気なく行っている会話や意思伝達を、より正確に、円滑に行うためにコミュニケーションについての基礎知識やコツを身に着けていくための研修です。

また、研修の種類によっては一つの場面や立場に特化したコミュニケーション研修もあります。

立場問わずコミュニケーションを学びなおすのが生産性向上への近道

新入社員や若手社員に限らず、上司となる管理職の立場の方にも積極的に学んで頂くことで、社内全体のコミュニケーションが円滑に行われ、生産性を上げることにも繋がります。

コミュニケーションを取れない事で起きる問題

コミュニケーション能力が低いことで、業務の中で具体的に起きる可能性のある問題をいくつか紹介します。
コミュニケーション研修コラムイメージ

接客・営業への影響

取引先や顧客とのコミュニケーションは、企業の印象、売上に直結します。

コミュニケーションを円滑に取ることが出来なければ、どれだけ商品が良くても取引してもらえない可能性があります。

  • お客様が何を求めているのかを適切にヒアリングする
  • 商品の魅力を存分にプレゼンテーションする
  • お客様との良好な人間関係の構築

上記3つは、営業や接客を行う上で最も必要な業務です。

これらには、傾聴力や自己表現力などのコミュニケーション能力が求められます。
コミュニケーション能力がないと、商品の魅力を効果的に伝えることが出来ず、売上が落ちてしまいます。

ホウレンソウが不足する

ホウレンソウとは、「報告・連絡・相談」の略で、ビジネスシーンで必ず行うように言われている基礎の部分です。

ホウレンソウが不足すると、チーム内での認識の相違や情報の共有不足などが発生し、業務のスピード感が一気になくなってしまいます。

した「つもり」が落とし穴

また、ホウレンソウが出来ていると思っていても、コミュニケーション能力が足りず、伝えたつもりや理解したつもりになってしまうと、思わぬところでミスが生じてしまうこともあります。

コミュニケーション能力をつけて、的確にホウレンソウを行うことで、業務をより円滑にすすめることが可能になります。

人間関係がうまく構築できない

ビジネスシーンに限らず、基礎的なコミュニケーション能力がないと良好な人間関係を構築することが難しくなってしまいます。

特に仕事の場面では、普段から周りの人と良い人間関係を構築することは、自分にとってメリットしかありません。

円滑なコミュニケーションはハラスメント予防になる

コミュニケーションがうまくとれないと、上司と部下の間であればハラスメント問題に発展したり、部署の中で部署の中で連携がとれずに仕事が進まなかったり、営業職であれば成績がなかなか出なかったりと、業務全体に支障が出てしまいます。

上記のように、人間関係がうまく行かなくなってしまうと、ストレスを抱えてしまう原因にもなります。

立場に応じて必要なコミュニケーションスキル

コミュニケーション能力はどの社員にも必要ですが、立場によって求められるコミュニケーションスキルは変わってきます。
ここで階層を大きく3つに分けて、それぞれの立場で必要とされるコミュニケーションスキルを紹介します。

コミュニケーション研修コラムイメージ②

新入社員

社会人としてのコミュニケーションのとり方を学ぶ

新入社員の場合は、学生だった頃のコミュニケーションのとり方と、ビジネスシーンで求められるコミュニケーションの違いを確認する所から始める必要があります。
そして、コミュニケーションの基本である関係構築、聞き方、話し方を学ぶことが重要です。

どのような場面でコミュニケーションが必要となるのかを想定しながら、対お客様、対上司など相手や目的に合わせたコミュニケーションのとり方を身に着けていきます。

質問の仕方や、聴く態度、伝わりやすい話し方を身につけることで最初の段階から円滑に仕事をすすめることが可能になります。

ホウレンソウのスキルも必要

また、仕事上で必須となるホウレンソウのスキルも身につける必要があります。
仕事を始めたばかりの新入社員にとって、上司や先輩へのホウレンソウは必要不可欠です。

情報を整理して伝える力をつけて、適切に報告・連絡・相談を行っていくことで、業務のミスが減り社内全体の生産性が向上します。同時に、新入社員の成長スピードも早くなります。

参考:新入社員向けコミュニケーション研修例

中堅社員向け

ある程度ビジネスシーンでのコミュニケーションのとり方を理解している中堅社員でも、自身のコミュニケーションスキルを見直すことは必要です。

コミュニケーションによって目的を達成することが出来るようになるために、具体的な質問話法や、効果的なコミュニケーションのとり方を理解し、取り入れることも求められます。

効果的なコミュニケーションを行っていくことで、会議などの場面で問題解決の糸口を発見しやすくなったり、周囲との合意形成が行いやすくなったりと目的達成への足がかりとなります。

チームの一員としてのコミュニケーションスキルを高める

また、チームのメンバーとしてのリーダーシップや、フォロワーシップなども必要となってきます。
他者の価値観への理解や、適切な伝え方などを改めて身につけることで、業務に円滑に取り組むことが出来るようになり、さらなるスキルアップに繋がります。

参考:中堅社員向けコミュニケーション研修例

管理職向け

世代や価値観、適性などが異なる多くの部下を抱えている管理職にとって、一人ひとりと向き合うためには自身のコミュニケーションスキルが常に求められます。

また、上司の立場になると、自分自身のコミュニケーションのみならず、他者同士の円滑なコミュニケーションのための手助けやチームメンバーのモチベーションアップ等、個ではなくチームに還元するためのより良いコミュニケーションスキルが求められます。

的確な指示の出し方・褒め方・叱り方

上司として、指示を出す・褒める・叱ることは必須ですが、どれも伝え方が重要となってきます。わかりやすく的確な指示の出し方や、正しい褒め方・叱り方を身につけることで部下のモチベーション管理にも繋がります。

話し方や聞き方だけでなく、非言語でのコミュニケーションを円滑にすることで、部下が話しやすい存在になることも可能です。部下のストレスマネジメントを行うにあたっても、日々のコミュニケーションを活かすことが重要となってきます。

日々のコミュニケーションが円滑に行われていれば、周囲からの信頼感も高まります。

参考:管理職向けコミュニケーション研修例

コミュニケーション研修で学べる事

コミュニケーション研修では、普段自分が何気なく行っているコミュニケーションを理論に基づいて学ぶことができます。

コミュニケーション研修コラムイメージ

見落としがちな非言語コミュニケーション

コミュニケーションスキルを高めるにあたって、注目されがちなのはどうしても「聞く」「話す」等言葉を用いたコミュニケーションについてです。しかし、非言語の部分である表情や身振りはコミュニケーションにおいて重要な役割を担っています。

態度や表情が与える印象は言葉よりも大きい

非言語コミュニケーションがうまく出来ていないと、言葉選びや伝え方がどれだけわかりやすくても、印象がマイナスになってしまいます。

例えば、「ごめんなさい」と言っているのにも関わらず、ふんぞり返って偉そうな態度をとっていたら、申し訳ないという気持ちが伝わってきません。

反対に、非言語コミュニケーションが上手だと、口下手であっても、身振り手振りなど非言語の部分で補完され、うまく伝わることも大いにあり得ます。

自分の癖を客観的に見つける

コミュニケーションを円滑に行うには、非言語コミュニケーションが必須です。
しかし、無意識的な声のトーンや表情など自分では意識しにくい部分が多く、他人からも指摘されにくいので、自分の癖や傾向に自分で気がつくことは難しいです。

研修の中では、良い例はどのようなものなのか、自分がそれに当てはまっているのかを客観的に比べながら見ていく事が可能です。そして、研修の中でトレーニングすることで、今までできていなかった部分や、無意識的に行っていた部分を体感することが出来ます。

用途によって使い分けられるコミュニケーション技法

ミラーリングやリフレクション、クローズドクエスチョン等、具体的なコミュニケーションの技法を学び、それらがどのように作用するのかを理解することが出来ます。

自分が無意識に出来ていたことに気づくだけでも効果アリ

普段のコミュニケーションの中で、意識しながらコミュニケーション技法を取り入れることは難しいですが、知っているだけで無意識的に行っていたことも意識することが出来るようになります。

また、目的や場面に合わせた効果的な使い方も実践を通して覚えることが出来るので、自分自身が行うだけでなく、相手のコミュニケーションのとり方を見て客観的に理解することも可能です。

コミュニケーション研修のプログラム例

研修の中でどのようにコミュニケーションスキルを学んでいくのか、具体的なプログラムの例をいくつかご紹介します。

基礎的なコミュニケーション研修の場合

日常的に発生するコミュニケーション全般に必要な能力をブラッシュアップするための研修です。

コミュニケーションとはなにかという所から、ワークを通じて円滑なコミュニケーションの習得を目的とした内容が組まれています。

研修プログラム例

  1. コミュニケーションの必要性
  2. 関係構築の方法
  3. 聴き方の基本
  4. 効果的な聴き方の実践
  5. 伝え方の基本
  6. 効果的な伝え方の実践

参考:コミュニケーション基礎研修例

アサーティブ・コミュニケーション研修の場合

アサーティブ・コミュニケーション研修とは、自他ともに尊重しながら、ストレスのない自己主張をする方法を学ぶ研修です。

社内の様々な人と良好な人間関係を築くためのアサーティブ・コミュニケーションを身につけるために、自身や周りの人のコミュニケーションタイプの理解や、自分の意見の伝え方等を学べる内容になっています。

研修プログラム例

  1. アサーティブ・コミュニケーションの基本
  2. コミュニケーションタイプを知る
  3. 整理して伝える
  4. 伝え方と相手の意見の聴き方
  5. 関係の質を向上させる
  6. 実践ワーク

参考:アサーティブ・コミュニケーション研修例

コミュニケーション研修を行う際の注意点

より効果的にコミュニケーション研修を行うために、ここでいくつかの注意点を紹介します。

まずは基礎から

最初から具体的な質問話法や、一つの場面に特化したコミュニケーションスキルを身につけるよりも、まずは基礎的なコミュニケーション能力を高めることが重要です。

まずは「話す力」「聞く力」をつける

コミュニケーションの基礎となる「話す・聞く」力を伸ばすことで、どのような場面でも一定のレベルで対応することが出来るようになります。

また、コミュニケーションの基礎を研修で学ぶことで、自分の課題や弱点がどこなのかを客観的に見つけることにも繋がります。

基礎を身に着けてから、それぞれの場面や立場に特化したコミュニケーション研修を受けると、より効果的に学ぶことが出来ます。

自分の悩みや目的、立場にあった研修を受ける

自分の弱点や、悩み、目的がある場合はそこに合わせた研修内容を選ぶことが重要です。

社内でのコミュニケーションについて悩んでいるのに、社外コミュニケーションに特化した研修を受けても、悩みの解決には繋がりません。

社内での立場ごとに研修を設定することも重要

また、社内での立場も重要となってきます。例えば、新入社員が部下育成を中心としたコミュニケーション研修を受けても、実感がわかず自分事として捉えることが難しくなってしまい、せっかくの研修でも学びが少なくなってしまいます。

課題や目的に合わせた研修を選ぶことで、学んだ内容を業務にすぐ落とし込むことができ、研修の効果も大きくなります。
参考:社内向けコミュニケーション研修例
参考:社外向けコミュニケーション研修例

まとめ 

みんなが円滑にコミュニケーションを取れるようにならなければ意味がない

ビジネスシーンにおいて、コミュニケーション能力はほとんどの人に求められています。
コミュニケーションを得意としている人が一人いたとしても、周りがコミュニケーションをうまく取れなければ、それは意味がなくなってしまいます。

コミュニケーションを円滑にして生産性を上げるには、一人ひとりの能力を底上げしていかなければなりません。

コミュニケーションは誰でもスキルアップ出来る

しかし、コミュニケーションが得意な人も、そうでない人も、しっかり学んで意識していけばスキルアップが可能です。

個人、チーム全体双方のレベルアップに繋がるコミュニケーション研修を取り入れてみてはいかがでしょうか。

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