ビジネス文書研修 【文章構成や書き方のポイントを押さえる】

ビジネスシーンで必要不可欠な文章の作成方法を学び、自身の意見や主張がわかりやすく伝わる文章を作成する力を強化します。

文書作成・メール作成スキルを強化し、業務をスムーズに進める

本研修の対象

新入社員 若手社員 中堅社員 管理職

  • 文書作成スキルを初歩から学びたい方
  • 営業や広報など、外部へ向けた業務に従事していらっしゃる方
  • 自己流ではなく、より訴求力のある資料を作成したい方

こんなお悩みや課題をお持ちの方へ

研修に対する課題
  • 相手に伝わりやすい文章の書き方を会社の中で学ぶ機会・時間が無い
  • 特に新入社員が議事録や報告書に慣れておらず、作成に時間がかかる
  • 自己流で書く社員が多く、書式などが統一されず読みにくくなってしまっている
  • 外部にも通用する文書を作成するスキルを、社員に身に付けさせたい

ビジネス文書研修の概要

ビジネス文書研修とは、ビジネスに必要な文書の効果的な作成方法を知り、表現力を高めることを目的とした研修です。

ビジネス文章力研修とは

ビジネス文章とは何か

ビジネス文章とは、ビジネスシーンにおいて仕事を進めていくために活用される文章の総称です。
ビジネス文書の種類は、大きく分けて「社内文書」と「社外文書」の2つがあります。

種類 詳細説明 具体例
社内文書      社内の方が見る文書。簡潔でわかりやすいことが求められる 議事録、報告書など   
社外文書 社外の方(取引先・顧客やお客様)が見る文書。形式や丁寧なことが重視される。 送付状、お詫び状など  

社内文書と社外文書の違い

社内文書、社外文書いずれもフォーマット・書式がある程度決められているため、作成が求められた時に慌てないためにも、ビジネス文書研修内で社内・社外文書の書式・フォーマットを覚えていきます。

対象と目的を明確にして作成することが重要

ビジネス文書を作成するにあたり、対象と目的を明確にすることが何よりも重要視されることです。これは、社内・社外文書いずれにも言えることです。
わかりやすく言うと「誰に対して」「何を伝えたいために」ビジネス文書を書くのか、を明確にするということです

目的が明確で整理されており、伝えるべきことがきちんと伝わる文書を作成するために、ビジネス文書研修では実際の文書作成を想定したワークを実施し、スキルを身に付けていきます。

また、社内文書では敬語はある程度省くことが基本ですが、社外文書では正しい敬語の使い方ができることで信頼度があがります。文書内での敬語の使い方・書き方についても学んでいきます。

ビジネス文書のポイント

ビジネス文書は基本ルールと要点を押さえることで簡単にスキルアップが期待できます。研修では、基本ルールとポイントをワークで実践しながら身に付けます。

ポイント① 伝える対象と目的を定める

文章を書き始める前に、まずは、「何を何のために伝えるのか」という目的と「誰に伝えるのか」という対象を定めます。誰に何を伝えたいかわからない文章は、いくら言葉選びや形式が正しかったとしても「結局何がいいたいかわからない」といった内容になってしまいます。目的がはっきりすると、何をどのように書くべきかが見えやすくなり、要素の洗い出しや構成づくりにおいても方向性がぶれません。ビジネス文書研修内では、対象や目的を明確にすることの重要性を学んでいきます。

ポイント② 書式を理解する

ビジネス文書はある程度形式が決まっています。目的と対象が明確になった後は、それがよい相手に伝わりやすいフォーマットを選べるよう、ある程度の書式・フォーマットを覚えておくことが必要です。そうすることで、書きやすさが格段に上がります。
以下の書式について、例となる文章とともに確認し、実際にワークで作成してもらいます。

社内文書で扱う書式(具体例)

  • 報告書
  • 議事録
  • 依頼書
  • 案内書

社外文書で扱う書式(具体例)

  • 送付状
  • お礼状
  • お詫び文

ポイント③ 端的でわかりやすい文書を作成する

社内・社外文書いずれも言えることですが、端的でわかりやすい文章表現をすることが求められます。
特に社内研修では「要件を早く知りたい」という方も多いため、このスキルが必須です。

ポイント④ ビジネスメールの作成方法を学ぶ

ビジネスメールは、簡略化したビジネス文書です。気軽に送ることができる反面、相手にメール文書が残ってしまうため適切でわかりやすいメールを作成していく必要があります。ビジネスメールにおける基本のルールやマナーを理解した上で、以下について扱っていきます。

  • 印象のよいメールにするためのポイント
  • 受信者側の時間を奪わない、わかりやすいメール作成のポイント
  • メール処理速度を上げるポイント

ビジネス文書のポイント

ビジネス文書研修のラインナップ

ビジネス文書研修

ビジネスシーンで必要不可欠な文章の作成方法を学び、自身の意見や主張がわかりやすく伝わる文章を作成する力を強化します。

研修タイトル想定研修時間
ビジネス文書研修 一社研修 ビジネススキル向上研修【事務業務に必要なスキルを習得する】 6時間 (変更可)
ビジネス文書研修 一社研修 外国人労働者向け ビジネス文書・メール作成研修【文章力を上げる】 6時間 (変更可)

文章力研修

社内資料、お客様への提出書類、広告など、さまざまな場面で必要となる文章力を向上させるための研修です。

研修タイトル想定研修時間
文章力研修 公開講座 文章力研修 - ビジネスで使える相手に伝わる文章を 6時間
文章力研修 一社研修 文章力向上研修【相手に明確に伝わる書き方を】 6時間 (変更可)

Word(ワード)研修

Wordの基本操作を理解して、ビジネスシーンで必要な書類の作成などをスムーズに行うための研修です。

研修タイトル想定研修時間
Word(ワード)研修 公開講座 Word研修 - 思い通りの資料を作成する 6時間
Word(ワード)研修 一社研修 Word研修【ワードの基本スキルを身に付ける】 6時間 (変更可)

伝える力研修

ビジネスシーンで、相手により伝わりやすく納得感の与えられる話の組み立てができるようになるための研修です。

研修タイトル想定研修時間
伝える力研修 公開講座 伝える力強化研修 - 相手に伝わる話し方を 6時間
伝える力研修 一社研修 伝える力強化研修【相手に理解してもらう伝え方を】 6時間 (変更可)

企画力研修

実務レベルで使える提案書や企画書を作成する技術を身に着けて、自己成長と社内・社外のビジネス貢献度を高めるための研修です。

研修タイトル想定研修時間
企画力研修 一社研修 社内資料作成力強化研修【明解な資料を作成する】 6時間 (変更可)

新入社員研修

新入社員研修では、社会人として必要な心構えや基本のスキルを身に付けます。

研修タイトル想定研修時間
新入社員研修 公開講座 新入社員ビジネス文書・ビジネスメール研修 - 相手に伝わるための適切な表現を学ぶ 7時間
新入社員研修 一社研修 新入社員ビジネス文書研修・ビジネスメール研修【処理速度も向上させる】 7時間 (変更可)

リスキル研修の特徴

リスキルのビジネス文書研修には次のような特徴があります。

ビジネス文書作成に必要なスキルをまとめて学べる

ビジネス文書については、文書を作成する目的と対象を定めた後はある程度書式・フォーマットを覚え、それに沿って作成することが基本です。

リスキルのビジネス文書研修では、「なぜビジネス文書が必要か」という導入から、ビジネスシーンでよく使う書式・フォーマットの紹介をしていきます。ワークを通して実際に作成してもらうことで、自身が陥りやすいミスやわかりやすい書き方を実践的に学ぶことができます。

ビジネスメールのスキルを高めることができる

メール作成の仕方について、職場で一つひとつの書き方を指摘することは先輩や上司側の大きな負担となります。ある程度の基本を理解しておくことで、指導に関する負担を軽減することができ、受講者自身のスキルアップにも繋がります

ビジネスメールもビジネス文書も、書いて覚えることが基本です。ワークを通して書き方を覚え、明日からの職場で活用できる研修内容です。

研修時間や日数の調整が可能

リスキルのビジネス文書研修は、他研修との組み合わせや時間を短くすることが可能です。

特に、新人向けに実施する場合、複数日程での実施が前提の場合もあります。ご希望の研修時間・日程と、実施したい研修テーマをヒアリングさせていただき、最適な研修カリキュラムをご提示いたします。お気軽にお問合せください。

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研修カリキュラムの例

次のカリキュラムはビジネス文書研修に属するビジネススキル向上研修【事務業務に必要なスキルを習得する】のカリキュラムです。研修の流れの例としてご参考ください。

  1. 01事務業務に必要なスキル

    ゴール

    事務業務や仕事をする上で必要なスキルを確認する

    • 【オープニングワーク】現状の課題把握
    • 事務業務に必要なスキル
    • 適切に仕事を処理すること
    • わかりやすい文書作成をすること
    • ミスを最小限に抑えること
  2. 02適切に仕事を処理する

    ゴール

    仕事の処理方法を改めて確認し、適切に処理できるようにする

    • タスク管理とは
    • タスク処理の具体的な流れ
    • 見極める際に注意したいこと
    • 【ワーク】現状、やり残している仕事を書き出す・現状のタスクを見極める
    • 「後でやる」ものへの対応
    • 【ワーク】標準時間が作れているか
    • カレンダーへの登録
    • 仕事を速く進めるためのPCスキル
  3. 03適切な報連相を行う

    ゴール

    仕事をする上で重要な「報連相」について改めて確認する

    • 正しい仕事の受け方・適切な中間報告
    • 指示の受け方
    • 【ワーク】上司からの指示を受ける
    • 報告
  4. 04わかりやすい文書作成

    ゴール

    わかりやすいビジネス文書の作成方法を身に付ける

    • 文章作成前の準備
    • まず考えるべきは、その文章の目的
    • 誰に書くか・何を書くか
    • どう書くか
    • 【ワーク】小見出しをつける・文章を直してみる
    • メールを適切に書く
    • 受信相手の時間を奪わないメール作成
    • 【ワーク】メールライティング
  5. LASTミスを最小限に抑える

    ゴール

    ミスを最小限に抑えるためのスキルを習得する

    • ヒューマンエラーとは何か
    • ミスに対する基本的な考え方
    • エラーが発生する4つのメカニズムを理解する
    • メモリーミスの基本的対策
    • アテンションミスを防ぐ
    • 【ワーク】チェックリストを作る
    • コミュニケーションミス
    • 【ワーク】気づきと行動への落とし込み

ビジネス文書研修参加者(受講者)の声

研修を受講した方から、研修後のアンケートにて以下の感想を頂いております。

大手化学メーカー様

内容: 満足・良かった

97.0 %

講師: 満足・良かった

100.0 %

研修参加者の声

  • 普段の業務で誤った言葉を使用している事がわかった。特に尊敬語と謙譲語の区別が今度の課題だと感じた。
  • ビジネス文書の基本を分かりやすく記載してあり、例文などもたくさんある為、今後の業務で迷った時に見返せる教材であると感じます。
  • 普段何気なく作成している文書やメールですが、いかに自分の好き勝手に作成していたかを痛感致しました。本日、時間をかけて丁寧にご説明頂いたので、今後の業務に生かせていきたいと思います。

ビジネス文書研修に関するよくあるご質問

ビジネス文書研修の費用を知りたい・見積りを取りたいのですが、どうすれば良いですか?

ビジネス文書研修のお見積りは各研修ページより請求できます。簡単な情報だけ入力いただければ、メールアドレス宛にすぐに届くため、手軽に利用できます。 なお、研修時間や日程を増やした場合の費用感や短くした場合の価格については個別にお問い合わせください。

セミナー形式など、短時間でビジネス文書研修を開催することはできますか?

はい、セミナー形式で実施は可能です。株式会社リスキルのビジネス文書研修のセミナー実施可能時間に合わせて、1時間~6時間内での調整が可能です。短い時間のため、既存の研修プログラムからどれを選出し編成するか、ご相談しながら組み立てていきます。(セミナー形式など2時間以下の内容の場合、ワークを省略する可能性があります)社内でのご状況にあわせてご相談を受け付けております。お気軽にお問い合わせください。

リスキルのビジネス文書研修では、事前・事後の課題提出はありますか?

いいえ、ございません。株式会社リスキルのビジネス文書研修では事前の課題提出や、事後の感想・レポート・研修報告書の提出などはございません。研修時間内で完結します。なお、研修終了後3~5分で終わるアンケートについては実施いたします。

ワークや演習をメインとして、ビジネス文書研修を実施したいのですが可能ですか?

はい、可能です。株式会社リスキルのビジネス文書研修では、文章の構成や書き方をまとめて学んだ後、ワークを通して実際に書いてもらいます。頭では理解していても書いてみると文字や上手い言葉が選べないという場合が多いためです。講習を通して、よく使うフォーマットを学び、ワークで実践的にトレーニングをしながらスキルを磨いていきます。

他研修とビジネス文書研修を組み合わせて、複数日程で研修実施することは可能ですか?

はい、可能です。株式会社リスキルのビジネス文書研修は組み合わせ自由です。

・何日間の研修を実施したいか
・ビジネス文書研修と組み合わせて扱いたい研修内容は何か
・受講生(従業員様)はどの層か

など、ヒアリングさせていただいた上で、適切な研修をご提示いたします。「演習やワークを重視し、書き方を強化させたい」というご要望もお受けしております。お気軽にお問合せください。

ビジネス文書研修では、どのようなテキストを利用しますか?

株式会社リスキルのビジネス文書研修講座では、冊子形式のテキストを活用して授業を進めていきます。後から読み返し、学びなおしができるための冊子形式です。なお、受講するお一人ずつにPCがある場合、冊子を見ながらPCでビジネス文書のワークを実施する形になります。

社外へのメール文書作成力を高めたいのですが、良い研修はありますか?

はい、ございます。社外とのビジネスメール強化研修【目的を明確にしたメールを】 こちらが該当の研修です。社外に向けて適切で相手にわかりやすいメールを作成できる力を強化していきます。ビジネス文書などではなく「社外向けのメール作成力」に特化しているため、社外向けに上手くメールが送付できないなどのお悩みを持つ企業様におすすめできる研修内容です。

よくあるご質問の一覧>

豊富な研修実績

リスキルのビジネス文書研修は多くの企業様にご好評をいただいています。

文書作成前段階での準備や情報整理についても扱うため、読みやすいばかりではない文書を効率的に作るための技術が身についたというご意見を頂戴しております。

リスキルの研修は様々な企業様にご利用いただいています

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