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リスキリングラボ 【教育担当者向け】新入社員にビジネスマナー研修を実施するときの5つのポイントを解説

ビジネスマナー研修

多くの企業で新入社員にビジネスマナー研修を受講させている。しかし研修を行っても、成果が出るとは限らない。繰り返し行っても、一向に成果が出ないケースもある。ポイントを抑えて、研修をすることが大切だ。

そこで今回は、ビジネスマナー研修の目的や主な項目を紹介しながら5つのポイントを解説する。

ビジネスマナーとは

ビジネスマナーとは、ビジネスに関わる人々がお互いに気持ちよく円滑に仕事を進めるための礼儀作法のことだ。社会人になると、学生時代には存在しなかったマナーやルールがたくさん存在する。良かれと思ってやったことが、ルール違反の場合もある。ビジネスマナーを身に付けることで、どのような相手に対しても常に敬意を払い相手の立場に立って考えることができるようになる。

新入社員にビジネスマナー研修を受講させる目的

ここでは、新入社員にビジネスマナー研修を受講させる目的を3つ紹介する。

1.社会人に必要なビジネスマナーを身につけてもらう

新入社員が独学でビジネスマナーを身につけようと思っても難しい。誤った知識でビジネスマナーを覚えてしまう恐れもある。本やインターネット上でもビジネスマナーに関する情報を集められるが、内容を理解しても実践できるとは限らない。細かな部分は人に見てもらわないと、できているか判断するのは難しい。

研修ではフィードバックをしてくれる講師がいるため、間違っている箇所を指摘してもらえる。よって研修で、社会人に必要なビジネスマナーを身につけさせるがいい。

2.社会人としての自覚を持ってもらう

ビジネスマナー研修は社会人としての自覚を持たせるための研修でもある。研修では、社会人として必要なことを教え込まれるため、必然的に学生気分が抜けていく。気持ちを入れ替えさせる場としても、ビジネスマナー研修は役目を果たしているのだ。

3.立ち振る舞いを意識して行動させる

普段から意識しなければ、ビジネスマナーを習得するのは難しい。研修ではビジネスマナーの大切さを教え込んだり、実践で使えるスキルを教え込んだりする。それが立ち振る舞いを意識して、行動させることにつながる。

新入社員がビジネスマナー研修を受講するメリット

ここでは新入社員がビジネスマナー研修を受講するメリットを3つ確認する。

1.第一印象が良くなる

第一印象は 10 秒程度で決まると言われている。あとからこの印象を覆すのは大変難しく、時間を要する。よい関係を作りたい相手であれば、第一印象に気を使って損をすることはない。

2.相手からの信頼を失わない

ビジネスマナーが身についていれば、ふとした仕草や行動で相手から信頼を失うことはなくなる。お客様と積み上げてきた信頼関係を、つまらないことで失うのはもったいない。

3.会社のイメージアップにつながる

自社の社員がビジネスマナーを身につけておけば、会社の教育も行き届いていると思われやすくなるため、会社のイメージアップにつながる。

新入社員がビジネスマナー研修で受講する内容

新入社員がビジネスマナー研修で受講する内容について紹介する。

1.表情

表情は第一印象を決める要素として、極めて重要だ。親しみやすさがある、自然な笑顔を作れるかが大事になってくる。無理に笑顔を作ろうとする方もいるが、周囲に伝わるものだ。

たとえば「目は笑っているのに、口は笑っていない」状態は、違和感の原因になる。違和感は相手に不信感を与える恐れがあるため、それを防ぐ意味でも自然に表情を作るスキルを習得すべきだ。

2.挨拶

挨拶の仕方も、相手に良い印象を与える上で重要だ。仮に表情が笑っておらず、小さな声で挨拶をすると周囲に不快感を与えてしまう。場合によっては、社内の雰囲気が暗くなる。職場の雰囲気を良くするためにも、明るく挨拶をした方がいい。

3.身だしなみ

身だしなみも第一印象が決まる要素になるため、配慮しなければならない。とにかく清潔感をアピールすることが大切だ。しかしひと口に身だしなみと言っても、気を付けることはたくさんある。

①髪型

髪にフケや寝ぐせがついていないか確認する。髪が長い場合は、ボサボサにならないよう束ねておくといい。

②服装

服装はシワや汚れがないものを着用すべきだ。派手な服装ではなく、落ち着いた色合いの服装がベストだ。私服で出勤できる職場であれば、他の方の服装を見てから判断するといい。

③爪

爪と指の間が黒ずんでいないか確認し、短くしておくことが大切だ。ネイルをしている場合、会社のルールに適したものになっているか確認をする必要がある。

④ニオイ

ニオイが強烈だと、周囲を不快にさせてしまう。体臭をケアするのはもちろんだが、香りの強い香水やシャンプーなどを付けるのも場合によっては控えさせるべきだ。無香料や香りが弱いスプレーやボディーシートで対応した方がいい。

4.態度

自分では気を付けているつもりでも、立ち方、お辞儀、座り方、物の渡し方など、細かい態度に人間性は出る。仮に自然な表情だったとしても、その場にふさわしい態度をとれなければ印象は悪くなる。

態度は一種のクセであるため、意識的に改善することが必要だ。たとえば自分の姿を鏡で確認すると、どのようなクセがあるか把握できるため、改善ポイントが分かる。クセがある方は、自分の態度を意識する習慣をつけるといい。

5.言葉遣い

言葉遣いが乱れていると、相手に悪い印象を与えてしまう。「尊敬語・丁寧語・謙譲語」を上手く使い分けることも重要になる。相手によって言葉を使い分けないと、会話がぎこちなく聞こえてしまう。スムーズな会話を心掛ける意味でも大切だ。

6.コミュニケーション

コミュニケーションのとり方も、ビジネスマナーとして必要だ。相手に悪い印象を与えないためにも習得しなければならない。

コミュニケーションの基本は相手の話を聞くことだ。自分の話ばかりするのは、相手に嫌われる原因になる。相手がどのような話を求めているか考えながら、コミュニケーションをとるといい。

7.名刺交換

社外の方とはじめてお会いするときは、名刺交換をするケースが多い。これも第一印象を決める要素になるため、相手に失礼のないよう交換することが大事だ。

たとえば相手の名刺を受け取るときは、余白部分を持つのが礼儀だ。間違っても印字されている部分に指をかけてはいけない。余白部分がないときは、印字されている部分に極力指が触れない場所を持つことになっている。印象を悪くしないためにも、身につけた方がいいビジネスマナーだと言える。

8.電話応対

社内では電話応対をする機会もあるため、正しいマナーを覚えておいた方がいい。電話の場合、声のトーンが大事になる。トーンを上手に操れないと、相手に不快感を与えてしまうためだ。電話応対のマナーを磨くときは、ロールプレイングなど実践を想定した練習を行うといい。

9.ビジネスメールの送り方

ほとんどの企業でメールのやり取りを行うため、ビジネスメールの送り方も身につけるべきだ。メールのフォーマットや言葉の言い回し方、「To・Cc・Bcc」の使い方など、覚えることは多い。相手に不快な印象を与えない文面か、日頃から確認した方がいい。

新入社員のビジネスマナー研修を実施するときのポイント・注意点

最後に新入社員のビジネスマナー研修を実施するときのポイント・注意点を5つ解説する。

1.参加者の性格などを考慮して講師を選ぶ

参加者との相性の問題があるため、講師を選ぶときは肩書きのみで選んではいけない。たとえ講師歴が長く有名企業で教えたことがあるとしても、参加者と相性が合わなければビジネスマナー研修の効果は出づらくなる。

よって参加者との相性がマッチする講師を選ぶことが大事だ。講師の口コミを見たり、知り合いから情報を集めたりするといい。どのような参加者に対して効果を発揮する講師なのか考えることが大事だ。

2.自分のビジネスマナーをチェックさせる時間を設ける

ビジネスマナー研修では、参加者に自分のビジネスマナーの現状をチェックさせる時間を設けることも大切だ。なぜなら、自分ができていない箇所を認識してもらうためだ。認識すれば参加者はその部分を改善しようと意識するため、ビジネスマナー研修での効果が出やすくなる。

仮にチェックしなかった場合「自分はビジネスマナーが身についているから真剣に受講する必要がない」と感じる新入社員を増やすことになりかねない。参加者の士気を上げる意味でも重要なことだ。

3.ビジネスマナーの型のみを教える研修にしない

ビジネスマナーは型さえ身につければできるものではない。TPOに合わせて使い分けることも覚える必要がある。ビジネスマナーの内容だけ伝えてしまうと、TPOをわきまえずに習った内容を実践してしまう恐れがある。状況に応じて使い分けてもらうためにも、ビジネスマナーの意味を説明しながら研修を進めるべきだ。

4.研修中に繰り返し練習をさせる

ビジネスマナーを身につけさせるためにも、繰り返し練習させることが大切だ。グループワークやロールプレイングなど、あらゆる手法を使って場数を踏ませるといい。なお繰り返し練習させるときは、できるようになった箇所を褒めたり、できていない箇所を指摘したりするといい。

講師が何も言わずに繰り返し練習させるだけだと、飽きてしまい参加者のモチベーションを削ぐ恐れがあるためだ。フィードバックをすれば、参加者は「講師に見られているから真面目に取り組もう」と感じやすくなる。やる気を絶やさないように、繰り返し練習させることを意識するといい。

5.研修終了後も職場で実践できる場を設ける

ビジネスマナー研修で練習しても、実践で活かせなければ意味がない。研修で習ったスキルを体に染み込ませるには、職場で実践の場を設けることが大切だ。名刺交換を実践させたいのであれば、取引先の担当者と会うときに同席させるといい。高確率で名刺交換をする場面に遭遇するため、研修で習得したスキルを実践の場で活かせる。

万が一実践できる場が作れない場合は、ロールプレイングの機会を設けるのも効果的だ。すると研修後も習得した内容を何度も実践できるため、身につきやすくなる。

まとめ

新入社員はビジネスマナーが身についていないケースが多い。そのため、ビジネスマナー研修を受けさせて、社会人としての基礎を作らせるべきだ。ちなみに新入社員研修を受けさせると、以下のようなメリットがある。

1.第一印象が良くなる
2.相手から信頼されるようになる
3.会社のイメージアップにつながる

良好な人間関係が築けて、仕事の展開もうまく運びやすくなる。自分の味方を増やす意味でも重要だ。しかしビジネスマナー研修を実施しても、効果が出なければ時間とお金の無駄になる。成果を出すには、以下5つのことを心掛けるべきだ。

1.参加者の性格などを考慮して講師を選ぶ
2.自分のビジネスマナーをチェックさせる時間を設ける
3.ビジネスマナーの型のみを教える研修にしない
4.研修中に繰り返し練習をさせる
5.研修終了後も職場で実践できる場を設ける

これらを意識すれば、研修の質も高くなる。ビジネスマナーをどのくらい習得しているかで、周囲からの見られ方も変わってくる。

社会人として働いてもらうのであれば、良い印象を与えた方がいい。新入社員や会社に損をさせないためにも、ビジネスマナー研修に力を入れていただければと思う。

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