リスキルラボ 5分で分かる、個人情報保護法【社員が守るべきこと】

個人情報とは何か

「個人情報」とは、⽣存する個人に関する情報のことを指す。

死者に関するものや法人等の団体そのものに関するものは対象外とされている。
なお、外国の方であっても日本人と同様に扱われる。

企業＝個人情報取扱事業者

個人情報を取り扱う事業者を「個人情報取扱事業者」と言う。　

個人情報をどれだけ取り扱っているかは関係がなく、個人情報をデータベース等で所持し、事業に活用している場合は「個人情報取扱事業者」とされる。

個人情報保護法とは何か

個人情報を正しく取り扱うための法律

個人情報に関する取り扱いは、個人情報保護法（正式名称：個人情報の保護に関する法律）により定められている。原則3年ごとに更新される。

法律の中で扱っていることを大きく分けると以下の3点だ。

• 何を個人情報とするのか（定義）
• 個人情報を扱う事業者や所属する個人が守るべきこと
• 違反時の罰則や罰金

他にも様々な決まり事があるが、ビジネスシーンで働く者としては上記3つを押さえることがベースだ。本記事の中でもここに触れていく。

違反した際には罰則・罰金が発生

個人情報取扱事業者（以下、事業者）には、個人情報を適切に扱うことが義務付けらている。
違反時の罰則・罰金をわかりやすく示すと以下の通りだ。

企業に所属する社員としては、2を守ることに気をつけたい。

1. 違反行為への勧告や命令に従う
2. 個人情報やそのデータを提供・登用しない（第三者への不正利用目的での提供も含む）
3. 個人情報保護委員会への虚偽の報告をしない

社員一人ひとりが守るべきこと

上記で確認した通り、個人情報保護法を守るためには「個人情報を不正に提供・利用しない」ことがポイントだ。具体的には以下に気をつけて業務を進めてもらいたい。

個人情報を正しく取得する

個人情報を取得する場合、その目的を具体的に特定することを指す。

「何のために個人情報を使うか」を、お客様や顧客側に明示する必要があるということだ。以下のような文章はよく目にしたことがあるだろう。これが個人情報取得に関する明示である。

自身で情報を集める場合や、お客様からのアンケートを取得する場合などはこれらの記載があるかを確認する必要がある。

個人情報を正しく利用する

正しく取得した個人情報は、特定した利用目的の範囲内で利用する必要がある。
当たり前のことだが、「目的以外で勝手に個人情報を利用しない」ということだ。

顧客情報やお客様データなどを何かに活用したい場合、「集めた際の目的の範囲内か」を確認した上で、上司への相談をすることが良いだろう。

第三者提供には、本人の同意を得る

個人情報を第三者に提供する場合、原則としてあらかじめ本人の同意を得る必要がある。

もちろん、警察からの照会や災害時の被災者情報の提供など、例外的に第三者への提供が認められている場合があるが、基本的にはNGと理解しておくことが良いだろう。

オプトアウト

企業として集めた個人情報を活用したいという場面は多くある。
そのような場面にはオプトアウト制度を利用する。

オプトアウトとは、個人情報保護法で定める事項をあらかじめ本人に通知しておくことで、本人の同意なく第三者提供できることを指す。

原則「利用可能」としておき、問題がある時や本人からの意思表示がある場合「不可」とする。具体例としては以下の通りだ。

送付しているダイレクトメールに、配信停止の記載があるかなどは、広報などに関わる業務を行う方には知っておいてほしい部分だ。

まとめ

本記事では、個人情報保護法についての基本を説明してきた。記事内で触れていない箇所の方が多いほど、個人情報の取り扱いについて理解すべきことは多くある。

個人情報保護研修や勉強会を企業内で定期的に実施し、「正しく理解しているか」「更新された内容は、既存のサービスやフォームに反映されているか」などをチェックすることが良いだろう。

適切な個人情報の活用は企業の発展にもつながる。正しい知識を適切に共有してもらいたい。

（参考）個人情報保護法に関する一連の流れ

個人情報保護法に関する一連の流れは以下の通りだ。

詳しい内容は、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）（個人情報保護委員会）を参照してほしい。

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