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リスキリングラボ 【自己プロデュース力を上げる】セルフマネジメントとは?身に付ける4つの手順を解説

セルフマネジメント研修

仕事中に自分のことを管理しなければいけない場面に遭遇することは多々ある。管理できないと業務に抜け漏れが発生したり、チーム内の業務がストップしたりなど、様々な悪影響を及ぼしてしまう。その状況を回避するには「セルフマネジメント」と呼ばれる考え方が必要だ。習得できれば業務を進めやすくなる。

しかし言葉は聞いたことがあるものの、内容までは把握していない方もいると思う。そこで今回は、セルフマネジメントの概要を紹介しつつ、身に付けるための4つの手順についても紹介する。

セルフマネジメントとは

セルフマネジメントとは「自己管理」のことだ。管理の対象は自分の時間やタスク、感情、心身の状態など多岐にわたる。自らを正しく管理することで、自身の状態を安定させ、スムーズに仕事をこなすことができるようになる。

セルフマネジメントが注目されている理由

セルフマネジメントが注目されている理由は以下の3つだ。

1.リモートワークが増えた

新型コロナウイルス感染症の流行によってリモートワークが広まったことで、上司がいない中で仕事をする機会が増えた。仮に監視の目がない状況で仕事をしていたときに自分を管理できなかった場合、生産性が下がってしまう。その状況を減らすため、セルフマネジメントが注目されている。

2.主体的に動くことが求められている

社員に対して主体的に動くことを求める企業が増えてきた。主体的に動くには、自分のことを管理し状況を把握したうえで行動することが大事になる。この習慣を身に付けてほしいと思う企業が増えたのも、セルフマネジメントが注目されている理由だ。

3.企業の生産性向上

日本では今後も少子高齢化の進行によって、働く人材が減ると言われている。生産力を維持するには、1人あたりの生産性を上げなければならない。実現させるには、各個人が自分の状況を把握し、生産性を上げるための行動が大事になってくる。その動きも、セルフマネジメントが注目されている理由だ。

セルフマネジメントを身に付けるメリット

セルフマネジメントを身に付けると、以下3つのメリットがある。

1.計画的に仕事ができる

何をいつまでにすればいいのか、この業務にはどの程度の時間が必要か、どのような順番で手をつければいいのかがわかるようになる。そのため、仕事のスケジュール立てがしやすくなり、自分のペースで無理なく、無駄なく仕事をこなしていくことができる。このことはストレス軽減にも繋がる。

2.部下育成に活かすことができる

入社後数年経つと、自分自身の仕事をこなしつつ、同時に部下の育成やチーム運営を任されることが多くなる。セルフマネジメントを身に付けることで、限られた時間で仕事を処理することができるため、部下や後輩にも目が届くようになり、育成の面でも組織に貢献することができるようになる。また、感情の管理もできるため、安定した心の状態のまま、適切な指導を行うことができる。

3.周囲に評価される

セルフマネジメントができる人材は、自ら行動に移すことができるため周囲から評価される。また、マネジメント能力を評価され、様々な部門で求められるようになり、キャリアアップにつながる。

セルフマネジメントを身に付ける手順

ここでは、セルフマネジメントを身に付ける手順を紹介する。

ステップ①目標を設定し、達成するために必要なタスクを考える

目標を設定して達成するために必要なタスクを考えると、自分がどのような行動をとるべきか分かってくる。それが自分を管理することにつながる。

ちなみに目標とタスクを設定するときは、難易度を上げすぎない方が良い。達成できない目標はやる気を失くし、セルフマネジメント力を下げることになるためだ。したがって、頑張れば達成できそうな目標とタスクを設定することが重要だ。

ステップ②スケジュールを把握する習慣を付ける

セルフマネジメントを習得するには、自分の予定を知ることが不可欠だ。よってスケジュールを把握する習慣は付けた方が良い。日頃から自分のスケジュールを確認させて、どんな予定が入っているか覚えさせる流れを作れば、把握するようになる。

ステップ③考えて行動する習慣を付ける

考えて行動すれば、自分の状況を把握しながら行動を決めていく流れができあがるため、主体的に動く感覚をつかめる。この能力が手に入れば、自分の意志に基づいて行動するスキルが身に付く。人の意見に左右されることが減るため、セルフマネジメントの習得に近づくはずだ。

ステップ④日々の行動を振り返る

日々の行動を振り返るのも、セルフマネジメントを身に付ける上で忘れてはならない。振り返ることで良かった行動や悪かった行動、将来的に必要とされる行動など、自分の動きを分析できる。この作業が、自分の持っている能力を最大限発揮させることにつながるのだ。

ちなみに振り返る時間は、10~15分程度で良い。時間をとりすぎると、作業が億劫に感じてしまい苦痛に感じてしまう。また1人で行うのが厳しい場合は、他の方と一緒に振り返りをしてもいい。モチベーションの低下を防ぎ、自分の視野を広げる効果が期待できる。

セルフマネジメントを高めるポイント

最後にセルフマネジメントを高めるポイントについて解説する。

1.管理下に置ける内容のみ、コントロールする

物事の中にはコントロールできない場合もある。たとえば天候など、気候変動により状況が変わってしまうことを、自身でコントロールすることは不可能だ。よって自分の管理下に置ける内容のみ、コントロールすべきだ。

仮にコントロールできるものとできないものを瞬時に見分けるのが難しい場合は、コントロールできないものを前もって、紙に記載しておくといい。

2.無駄な行動を減らす

無駄な行動が多いと自分の状況が複雑になっていき、自分を管理するのが難しくなる。結果、必要な行動をとらない状況が続く。そのため、時間の無駄遣いをしてしまう。無駄な行動を減らせば、必要な行動をとる割合が増えていく。自分で必要なものをチョイスする動きが、セルフマネジメントを高めることになるのだ。

しかし無意識のうちに無駄な行動をとってしまうケースもある。そのときは、無駄な行動を書き出すと良い。無駄だと行動を書き出して、それを定期的に見ておくといい。すると無駄な行動が何か把握できる。結果、必要な行動をとる習慣が身に付くはずだ。

3.締め切りを設定する

締め切りを設定するのは、自分のタスクをスムーズに進めるためだ。締め切りが設定されていない場合、短期間で終わる作業にもかかわらず、無駄に作業日数を伸ばしてしまう恐れがある。

締め切りが設定されていれば、いつまでに何の作業を行うべきか自分の予定を管理する習慣が身に付く。それがセルフマネジメントを高めることに繋がるのだ。

4.感情のコントロールをしっかりと行う

感情のコントロールができないと、自分の考えを持てない状況になってしまい、周囲に振り回されてしまう。その状況に陥らないためにも、感情のコントロールをしっかりと行うべきだ。なお感情をコントロールするときは、以下3つのことを意識するといい。

①様々な価値観を知る

様々な価値観を知らない状況だと、自分の中で固定観念が出来上がってしまい、違う意見に対して否定的な感情を持つ原因になってしまう。自分と違う意見を言われたり、否定的な発言をされたりしたときの受け入れ態勢を作っておく意味でも、様々な価値観に触れておくことは大事だ。

②気持ちを切り替える訓練を行う

気持ちを切り替える訓練も、感情をコントロールするスキルを高めるのにつながる。仮にネガティブな感情を引きずってしまうと冷静な判断ができなくなり業務に支障をきたす。それを回避するためにも重要だ。

たとえば怒りの感情が生まれた場合は、6秒間やり過ごせば収まると言われている。このようなスキルをいくつも持っておけば、感情をコントロールしやすくなる。

③気分転換をする

気分転換をすれば、気持ちのリセットにつながり感情をコントロールしやすくなる。ドライブや料理、スポーツなど自分が夢中になれる趣味を複数用意しておくといい。

5.完璧を求めすぎない

完璧を求めすぎると、かえって自分を管理するのが難しくなる。予定を組んで理想通りにいかないことは頻繁に起こるため、ある程度割り切った方がいい。「8割できたからOK」というように、自分が納得できる妥協点を作ってあげるのがコツだ。

6.周囲の目を気にしすぎない

周囲の目を気にしすぎると自分の行動に対して自信を持てなくなり、セルフマネジメントを実践するのが厳しくなる。よって周囲の意見を鵜呑みにせず、自分の軸を持って行動することが大事だ。

7.立場によってセルフマネジメントの内容を変える

セルフマネジメントを高めさせると言っても、立場によって内容は異なる。たとえば、若手社員と中堅社員・管理職には、このような違いがある。

①若手社員

若手社員は部下を抱えたときのことを想定しながら、セルフマネジメントを高めさせる。個人プレーだけではなく、団体プレーやリーダーとしての考えが必要になってくる時期だ。そのため同僚と協力し合っていく大切さや、主体性などを理解させる内容になっている。

②中堅社員・管理職

中堅社員の場合は、仕事を長く続けてもらうためのセルフマネジメントを習得させる。勤続年数の長い方が中心で業務に慣れている方が多数存在する。仕事のやる気が下がったり自分のキャリアに行き詰ったりする症状が現れる可能性がある。

それを解消させるために自分のスキルを棚卸させたり、モチベーションを維持した状態で働いたりするコツなどを理解させる内容になっている。

まとめ

セルフマネジメントを習得すれば、精神状態を良くするだけではなく、業務の進め方を変える力も持っている。そのため、仕事を充実させるために必要な考え方だと言える。ちなみにセルフマネジメントは、以下の理由によって注目されだした。

1.リモートワークが増えた
2.主体的に動くことが求められている
3.企業の生産性向上

新型コロナウイルス感染症で生活の仕方が変わったり、少子高齢化が進んだりするため、セルフマネジメントの考え方は、今後も大事にされる。しかしセルフマネジメントは、手順を知っておかなければ成功するのは難しい。下記のステップを実践することが大切だ。

ステップ①目標を設定し、達成するために必要なタスクを考える
ステップ②スケジュールを把握する習慣を付ける
ステップ③考えて行動する習慣を付ける
ステップ④日々の行動を振り返る

現代の企業では、指示待ち人間よりも自主的に動く社員の方が重宝される。自ら行動を起こすには、自分の状況を知り、それを分析することが必要だ。他人任せではなく自分で責任を持って動ける社員を増やすためにも、セルフマネジメントを習得していただければと思う。

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Q&A
  • 自分の時間や能力・タスクなど、あらゆる内容を管理する力のことです。手元にあるソースを活用して最大限の力を発揮できる方は、セルフマネジメントが高い方と言えます。
  • 上司がいない状況で働くことが増えたためです。監視の目がない中で仕事をすることが増えて、自分を管理する場面が増えました。仕事をスムーズに進めるため、セルフマネジメントの注目度が高まりました。
  • 目標を設定し、それを達成するためのタスクを決めます。その後、自分のスケジュールを把握させ、自分で考えながら行動する習慣を身につけてもらいます。最後に自分の行動について振り返ってもらいます。一連の流れを何度も繰り返すと習得できます。

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