働き方改革によって、残業を減らす企業も増えてきた。しかし残業前提の仕事が当たり前となっている職場を変えるのは難しい。なぜなら、従業員たちの体に染みついているからだ。会社から残業をなくすように指示しても、全従業員が実現できるわけではない。
残業前提の仕事をなくすには、会社が主体的となって取り組むことが必要だ。本記事では、残業前提の仕事に取り組む職場になる理由を解説しながら、残業前提の仕事をなくす方法について紹介する。
はじめに、残業前提の仕事をさせてはいけない理由を解説する。
残業前提の仕事を続けると、従業員は心身ともに疲れがたまる。身体も心もついていかなくなり、パフォーマンス低下を招く。従業員のパフォーマンスが低下すると、社内の生産性が落ちる。結果、品質の悪いサービスを提供することになってしまう。
残業が続くと疲労がたまっていき、体の免疫力が落ちる。そのような従業員が多くなると、体調不良で休む従業員が増えてしまう。
従業員が少ない企業では、社内業務を回せなくなる。この状態が続くと、社内の生産能力が落ちて売上を維持できなくなり、業績の悪化を招く。
ここからは、残業前提で仕事に取り組んでしまう職場になる理由を解説する。
残業前提の仕事が会社の風土になっていると、定時退社をする社員は「悪」だと思われる。上司に目を付けられて、定時退社できないように仕事を振られてしまう。すると従業員は目立った行動をとらなくなり、定時退社しなくなる。最終的に定時退社する従業員がいなくなるため、残業前提で仕事に取り組む職場になってしまう。
残業した人が評価される会社の場合、昇進を目指す人や良い評価を得たい人が多い職場だと大半の従業員が残業する。定時退社する従業員が少ないため、残業前提の仕事が当たり前になってしまう。
人手不足の状態が起こると、1人当たりの業務量が多くなる。定時退社したくても、膨大な量の仕事が残っているため、定時退社が難しい。それが慢性化するため、定時退社で帰れる日がない。結果、残業前提の仕事になってしまう。
残業前提の仕事は、従業員の負担を大きくなるため良くない。ここからは残業前提の仕事が、当たり前にならない職場をつくるコツを紹介する。
従業員が速やかに帰れる社風づくりをすれば、残業をする従業員が減っていく。なぜなら、他の従業員に残業を指示できる雰囲気ではなくなるからだ。
定時退社を前提とした仕事がスタンダードとなるため、残業前提の仕事をなくすのに役立つ。ちなみに従業員が速やかに帰れる社風をつくるには、以下の制度を導入すると良い。
ノー残業デーとは、残業をしない日のことだ。この日は原則、定時で帰宅しなければならない。
メリットは定時退社する感覚を覚えさせられることだ。定時退社するために、どのように仕事をすべきか考えなければならない。その感覚をつかむことで、定時退社前提で仕事をするクセがつく。よって、速やかに帰れる社風づくりに役立つ。ちなみにノー残業デーの実施時は、以下のことに気を付けるといい。
従業員に認知させる理由は、ノー残業デーの日に定時退社してもらうためだ。ノー残業デーの存在を知らせないと、導入しても定時で帰らない。形骸化しないためにも、認知させるのは大事だ。
たとえばノー残業デーの日を定期的にアナウンスしたり、ポスターや社内サイトなどで知らせたりすると、従業員の認知度アップにつながる。
ノー残業デーを設定しても、無視する従業員もいる。その場合は、残業できない状況をつくるといい。
たとえば「退社時間になったらパソコンが使えないようにする」「オフィスの電気を全て消す」といった形で、働けない環境を強制的につくれば、従業員は帰宅せざるを得ない。それが定時退社の流れをつくることになる。
ノー残業デーを行っても、業務が滞っては意味がない。取引先や顧客に迷惑がかかり、会社のイメージが悪くなるからだ。迷惑をかけると、取引先や顧客が離れてしまう。業務改善や作業時間の短縮に力を入れると、滞らない仕組みをつくりやすくなる。
残業の申請制度を導入すると、残業する際に上司への報告が必須となる。残業の申請が面倒だと感じた部下から、定時退社をしていく。その流れが職場に広がれば、残業をする従業員は次々と減る。結果、残業前提の仕事をする人が減るため、従業員が速やかに帰れる社風づくりをする上で役立つ。ちなみに残業の申請制度を導入するときは、以下のことを決めると良い。
申請時のフォーマットは統一した方が管理しやすい。残業の予定時間や残業の理由、上司の承認印を押す欄などを設けるといいだろう。記入の手間がかかるフォーマットにすれば、残業申請をするのが面倒だと思う従業員が増える。そのため、残業前提の仕事をなくすのに役立つ。
メンバーたちの業務量を見直す理由は、従業員たちの業務バランスを確認するためだ。そもそも論、メンバーたちの業務量が多すぎて残業前提の働き方になっている場合もある。
その状況で残業を禁止しても、業務はたまる一方だ。業務が積み重なると、結局長時間労働に陥ってしまう。悪循環に陥らないためにも、業務量の最適化は必須だ。ちなみにメンバーたちの業務量を見直すときは、以下の流れに沿って作業するといい。
業務量を見直すときは、細かく業務を洗い出していく。洗い出した業務を可視化すれば、メンバーたちとの共有も楽だ。
業務の洗い出しが終わったら、その中から業務のムリ・ムラ・ムダを探していく。事業に影響のない業務や、他の業務に支障をきたしている作業がないかチェックする。意見を多く集めるためにも、メンバーたちでムリ・ムラ・ムダを出し合うといいだろう。
ムリ・ムラ・ムダを見つけたら、優先度の高いものから取り掛かれるように、優先順位をつけていく。ちなみに優先順位をつけるときは、4段階に分けるといい。
それぞれのタスクを上記のいずれかに当てはめることで、優先順位をつけるのが楽になる。
研修を通して、社員一人ひとりが自身の仕事のやり方について振り返る機会を設けることも良いだろう。
働き方改革研修や、生産性向上研修などを通して「自身が最も時間をかけるべき仕事に、時間を割けているか」を分析することができる。
もし必要な仕事以外に手を取られているようであれば、自身のやり方や業務量そのものについても無駄を省く必要があるためだ。
人事評価を見直す理由は、残業をしない従業員が優遇される評価制度を実現するためだ。定時退社した人が高評価となる制度にすれば、残業をする人は自然と減る。ちなみに人事評価の見直し時は、以下のことに気を付けると良い。
現場の声を参考にする理由は、無茶な評価制度をつくらないためだ。現場の声を無視した評価制度は、従業員のやる気を削ぐ。現場の努力が報われる評価制度にしないと、業務の質が低下する。現場の従業員のモチベーションを下げない評価をつくる上で必要だと言える。
公平性のある評価基準にする理由は、不平等な状態をつくらないためだ。仮に特定の従業員が良い評価を得られる評価基準だと、社内から不満の声が漏れだし、会社への忠誠心をなくす従業員が増えていく。それを防ぐ意味で、公平性のある評価基準にすべきだ。
評価者が変わっても同じ基準で評価できる仕組みをつくる理由は、評価者の感情によってスコアが変わらない制度を維持するためだ。
評価者によってスコアが変わる状態だと、実力のある従業員が良い評価を得られなくなる。実力のない従業員が出世することになり、会社の弱体化につながる。実力のある従業員を出世させるためにも、評価者が変わっても同じ基準で評価できる仕組みを設けた方がいい。
人手不足が原因で、残業前提の仕事になっている場合は、人を採用するといい。人を増やせば、従業員1人当たりの負担量を減らせる。そのため、定時退社できる環境をつくりやすくなる。ちなみに人を採用するときは、以下のことを意識するといい。
人を採用するといっても、現場によって必要な人数は違う。そのため、人を採用するときは採用人数を明確にする所から始めた方がいい。社内の業務量や従業員数をもとに、必要とされる採用人数を算出するといいだろう。
現場の声を聞きながら、社内に必要な人材を明確にしていく。これは採用ミスを防ぐためだ。求めていない人材を採用すると、社内業務がうまく回らなくなり、社内体制が崩れる。結果、定時退社できない状態になってしまう。
どのような人材を採用すべきか明確にしたら、それをもとに採用基準を決める。採用基準を決める理由は、会社とのミスマッチを防ぐためだ。会社と人材のミスマッチは早期退職につながる。再び採用活動を行うことになるため、余計な時間やコストが発生してしまう。
採用コストを回収し社内で活躍できる人材に育て上げるには、長期間働いてもらうことが必須だ。余計な手間やコストをかけないためにも、採用基準は決めた方がいい。
内定を獲得した従業員の中には、辞退するケースもある。会社が求めている人材に辞退されるのはもったいない。そのため、内定辞退を防ぐのも大切だ。
内定者とコマメに連絡をとったり、アフターフォローを行ったりするなど、会社として気にかけていることをアピールすると内定辞退を防げる。
働き方改革が進み、長時間労働を減らそうとしている働きがある今、残業前提の仕事は時代に合っていない。残業前提の仕事が当たり前の職場になる理由として、以下のことが挙げられる。
残業前提の働き方が当たり前になっていると、定時退社ができずプライベートを確保するのも難しい。その結果、ワークライフバランスが崩れて、実力を発揮できなくなる。その状態を解消する意味でも、定時退社前提の仕事をする職場に変えた方がいい。ちなみに残業前提の仕事をなくすには、以下の取り組みが有効だ。
上記のことに取り組むと、残業をする環境がなくなっていくため、残業前提の働き方から脱するのが楽になる。社員たちの生産性を上げるには、残業をせずに休息できる時間を確保すべきだ。
時代の流れに乗って、従業員たちのパフォーマンスを上げるためにも、残業前提の仕事を職場からなくしていただきたい。
