仕事で成果を挙げる社員を生み出すには、業務に関する知識を習得させることが大事だ。知識のない状況で仕事を進めると視野が狭まる。知識不足はミスや失敗を生み出す。その状態を防ぐにはOff jtが効果的だ。Off jtを実施すると、社員は業務に必要な知識を習得しやすくなる。結果、会社に利益をもたらす社員になっていく。
そこで本記事ではOff jtの概要を紹介しつつ、実施時のポイントを解説していく。
Off jtとは「Off-the-Job Training」の略で、職場とは違う場所で受ける研修を指す。人事や労務部が中心となり、Off jtの内容を考えていく。
ちなみにOff jtは自社の社員向けに行う内部研修もあれば、様々な企業から参加者が集まる外部研修もある。テーマや参加人数に合わせて調整すると活用しやすい。
Off jtの場合、座学形式で実施するケースが多く、知識の習得をメインに行われる。一方Ojtでは、実務を通じて先輩社員に指導してもらいながら、技能スキルを習得していく。現場で経験を積みながら実務のスキルを上げる研修となっているため、Off jtとは異なる。
Off jtのメリットは以下の通りだ。
Off jtの場では、業務で必要な知識を座学形式で習得させる。現場での教育を減らせる分、負担軽減に役立つ。実務の指導など他のことに時間を充てられるため、現場を回すのも楽になる。
Off jtでは、幅広い知識を習得していく。したがって、体系的に業務で必要な知識を学べる。幅広く習得できるため、様々な業務に役立つだろう。
基本的にOff jtには、複数の人間が参加する。参加者間で仲間意識が芽生えやすいため、一体感が生まれる。その結果、参加者たちのモチベーションアップとなり、積極的に学んでいく姿勢が身につく。
Off jtにはデメリットもあるため紹介していく。
Off jtでは、様々なコストが発生する。たとえば会社以外の場所で実施するときは、会場のレンタル費用や社員たちの交通費がかかる。さらに講師を外部に依頼する場合は、講師への依頼料も発生してしまう。そのため、Off jtの実施は会社の金銭的負担を大きくする。
Off jtで即効性は期待できない。なぜなら知識を習得しただけでは、仕事に活かせないからだ。知識を習得して実践に落とし込み、点と点が線になることで効果が現れる。内容によっては知識を習得してから、1年後に効果が現れる場合もある。したがって、Off jtを実施するときは短期間で効果を挙げようとしない方が良い。
最後にOff jtを行うときのポイントを解説していく。
会社に貢献できる人物を育て上げるには、Off jtの他にOjtも行った方が良い。なぜならOff jtで習得した知識を活かせるからだ。Ojtの回数を増やせば、自然とOff jtで得た知識を生かせる機会も増えていく。結果、社員の戦力アップにつながっていく。ちなみにOjtを実施するときは、以下のことに気を付けると良い。
効率よく部下を成長させるには、育て方を決めてからOjtを実施すべきだ。何も考えずに進めると、期待していた成果が出ないからだ。事前に育て方を決めておけば、計画した内容に沿ってOjtを展開できるため、人材教育がスムーズに進んでいく。
全ての社員に同じ指導方法をしてはいけない。なぜなら、部下によって適切な指導方法が異なるからだ。指導方法を統一すると、ついていけない社員が現れる原因になる。結果、成長の機会が奪われてしまう。多くの社員を戦力アップさせるためにも、指導方法は変えた方が良い。
なお指導方法を決めるときは、以下のことを重視すると良い。
スキルの習得状況によって、指導方法は変わる。一定のスキルを習得している社員であれば、スピーディーに話してもいいだろう。しかしスキルを習得できていない社員の場合、理解できない可能性があるため、ゆっくり話した方が良い。
社員の立ち位置も考えた方がいい。役職・部下の有無・社歴など、様々なことを考慮するといいだろう。相手の立ち位置を見極めることで、効果的な指導ができる。
チェックリストを用いて指導すべき理由は、部下の出来ていない箇所を把握するためだ。Ojtの際、チェックリストに記録すれば苦手な箇所が分かる。その結果、部下のウィークポイントを重点的に指導できるため、克服させるのに役立つ。ちなみにチェックリスト作成時は、以下のことを意識すると良い。
作業内容を時系列に沿って書き出す理由は、項目の入力漏れを防ぐためだ。項目を設定する段階で漏れがあると、チェックリストを活用しても全ての内容がチェックできない。その状況を作らないために必要だ。
特定の社員しか理解できないチェックリストだと、社員から質問を受ける頻度が多くなる。その結果、質問に答えなければいけない状況が増えてしまい、他の業務に支障をきたす。
全ての社員が理解できるチェックリストを作成すれば、質問の頻度が減るため、他の業務に支障をきたさずに済む。自分の首を絞めないためにも、内容が分かりやすいチェックリストを作った方が良い。
全ての項目において文字の色が同じだと、どの項目の作業が大事か社員に伝わらない。それを防ぐ意味で、大事な項目は文字の色を変えた方が良い。
重要な項目を赤字にすれば、部下は大事な作業だと認識する。意識しながら作業するため、ミスを防ぐのに役立つ。仕事の質を上げる意味でも、大事な箇所は文字の色を変えた方が良い。
Ojtを行っても部下が理解できていない状況だと、職能スキルは上がらない。部下のレベルを上げるには、上司が分かりやすく伝える必要がある。よって、理解されるように指導すべきだ。
部下の目線に立って指導したり、難しい言葉をかみ砕いて伝えたり、例題を用いながら指導したりすると、部下が理解できる状況に持っていける。
成長できる環境を作ることも重要だ。場数を踏ませたり様々なことにチャレンジさせたりすることで、成長できる環境が整っていく。
成果を数値化して明確にする理由は、Off jtに参加した社員の状況を把握するためだ。成果を数値化すれば、Off jtを受けた社員がどのくらい成長したか分かる。
それをもとに教育すれば、効果的な指導ができて育成スピードが上がる。ちなみに数値化するときは、以下のことを意識すると良い。
数値化しても、デタラメな基準では意味がない。根拠に基づいて数値化することが大事だ。たとえば「〇〇の作業がノーミスだったから10点」「〇〇の作業が5個のうち3個できたから3点」といった形で決めると基準が分かりやすい。結果、ブラックボックス化にならずに済む。
評価者によって数値化する際の基準が変わると、運用できなくなる。誰が評価者になっても同じ基準でスコアを付けられるように、平等に数値化できる状況を作ることも大切だ。
Off jtの目的は、得た知識を業務に活かしてもらうことだ。したがって、社員に必要なテーマを選んだ方が良い。テーマ選びでは、以下のことを意識する。
自社の課題を明確にすれば、どのようなOff jtを実施すべきか分かる。仮にコンプライアンスに関するリテラシーが低い社員が多いのであれば、コンプライアンスをテーマにOff jtを行うといいだろう。
会社の判断だけでOff jtの内容を決めると、社員は義務感を感じる。それがモチベーション低下を生み出す。その状態になると、社員は積極的に学ぼうとしない。それを防ぐためにも、社員が学びたい内容を調査した方が良い。面談やアンケート調査など様々な方法がある。
目的や意図を伝える理由は、どのように参加すべきか社員に考えてもらうためだ。自分で考えながら受講させれば、Off jtの内容を自分事として捉える。結果、Off jtの内容を吸収しやすくなる。ちなみに目的や意図を伝えるときは、以下のことを意識すると良い。
必要な情報のみ伝える理由は、余計なことを言わないためだ。目的や意図と関係のない話がきっかけで、社員にネガティブな印象を持たれる恐れがある。その状況になると、会話の時間を長くしてもポジティブなイメージを持ってくれない。前向きな気持ちで参加してもらうためにも、目的や意図を伝えるときは必要な情報のみ伝えた方が良い。
抽象的な表現で伝えると、相手はイメージしづらい。目的や意図に対して、疑いの心を持つかもしれない。話に納得感を持たせる意味で、具体的に伝えた方が良い。たとえば数字や事例を織り交ぜながら話すと説得性が増す。その結果、相手を納得させるのが楽になる。
自分の常識が全てだと思った状態で部下に話しても、理解してもらうのは難しい。なぜなら、自分と部下の常識は違うからだ。
部下の年齢・社歴・職場環境・生活スタイルなどによって、常識は変わる。自分の中では当たり前だと思ったことが、部下にとっては非常識に感じるかもしれない。そのため、部下の価値観を考えながら話した方が良い。
部下の反応を見ながら伝えることも大事だ。部下の表情が険しくないか確認しながら伝えていけば、部下が理解できていない箇所を把握しやすくなる。部下の表情を確認せずに話を進めるのはNGだ。
Off jtの中身を時代に合わせて定期的に変える理由は、時の流れによって必要とされるものが変わるからだ。
Off jtの中身を変えない状況が続くと、不要な研修を実施し続けることになる。会社や社員にメリットのないOff jtとなり、無駄な時間を注ぎ込んでしまう。社員に役立つOff jtを実施するためにも、時代に合わせて定期的に変えた方が良い。
業務に関して必要な知識を習得しなければ、会社に利益をもたらす社員にはならない。そのような社員を生み出すには、Off jtの実施が不可欠だ。Off jtを行うと、以下のメリットがある。
業務に役立つ知識を習得する他に、様々なメリットがあるため行うといい。しかしOff jtを行っても効果が出なければ、時間とお金の無駄だ。したがって、以下のポイントを抑えて効果のあるOff jtを行うことが重要となる。
上記のことを意識すれば、Off jtの質が高くなる。その結果、得た知識を仕事に落とし込むことができ、現場で活かすのも楽になる。最終的に仕事で成果を挙げる社員が増えていく。会社に利益をもたらす社員を増やすためにも、Off jtを活用していただきたい。
こちらの記事でも詳しく説明しているので、是非合わせて読んでみて欲しい。
→OFFJTの理解を深めたいあなたへ！基礎から効果を高めるポイントまで
